Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions définissent les modalités d'accès et d'utilisation du service en ligne FlexKonta, accessible à l'adresse flexkonta.fr, édité par Happy Music Event, Entreprise individuelle immatriculée sous le SIRET 82461995100018, représentée par Y. Reichert en qualité de directeur de la publication (ci-après « l'Éditeur »).

FlexKonta est un logiciel de gestion commerciale et de facturation destiné aux travailleurs indépendants et aux très petites entreprises : établissement de devis et de factures, suivi des règlements, tenue du livre des recettes, suivi des seuils de la micro-entreprise et de la franchise de TVA, et, selon l'offre souscrite, gestion des relances, agenda, assistance automatisée et transmission de factures électroniques.

• Éditeur — Happy Music Event, éditeur et exploitant du Service.
• Service — l'application FlexKonta, ses interfaces, son API le cas échéant, et les traitements qu'elle exécute.
• Utilisateur — la personne physique ou morale qui ouvre un Compte et utilise le Service dans le cadre de son activité professionnelle.
• Compte — les identifiants personnels permettant à une personne physique d'accéder au Service.
• Espace — l'environnement de données propre à une entreprise, cloisonné des autres, dans lequel l'Utilisateur enregistre son Contenu.
• Contenu — les données déposées ou générées par l'Utilisateur : fiches clients, devis, factures, avoirs, règlements, justificatifs, pièces jointes, contrats, rendez-vous, paramètres.
• Client final — la personne, cliente de l'Utilisateur, dont les données figurent dans l'Espace sans qu'elle ait de relation contractuelle avec l'Éditeur.

L'acceptation des présentes conditions est un préalable à la création d'un Compte. Elle est recueillie par une case à cocher non pré-cochée, distincte de toute autre déclaration, accompagnée d'un lien permettant de lire le texte intégral avant de le valider.

L'Éditeur conserve, pour chaque acceptation, la version du document acceptée, la date et l'heure, et l'identifiant du Compte concerné. Cette trace fait foi entre les parties jusqu'à preuve contraire.

L'Utilisateur qui agit pour le compte d'une personne morale déclare disposer du pouvoir de l'engager.

Le Service est réservé aux professionnels au sens du code de la consommation : personnes physiques ou morales agissant à des fins entrant dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole. Il n'est pas destiné aux consommateurs.

L'inscription requiert une adresse électronique valide, que l'Utilisateur confirme en suivant le lien qui lui est adressé. Tant que cette confirmation n'est pas intervenue, l'accès reste restreint.

L'Éditeur peut fermer les inscriptions, temporairement ou durablement, sans que cela ouvre droit à indemnité pour les personnes n'ayant pas encore de Compte.

Les identifiants sont personnels et confidentiels. L'Utilisateur répond de tout usage fait au moyen de ses identifiants, sauf à démontrer une usurpation qu'il aurait signalée sans délai à l'Éditeur.

Le Service propose une double authentification, que l'Éditeur recommande d'activer et peut rendre obligatoire pour les accès d'administration. Les mots de passe sont conservés sous forme hachée : l'Éditeur ne peut ni les lire ni les restituer, seulement permettre leur réinitialisation.

Les connexions réussies et les actions sensibles sont journalisées avec l'adresse IP et l'horodatage, aux fins de sécurité et de preuve.

Le Service comprend un socle commun à tous les Comptes et des modules ouverts selon l'offre souscrite. Le socle comprend notamment la gestion des contacts, l'établissement de devis, factures, factures d'acompte et avoirs, la numérotation continue et inaltérable des documents, le suivi des règlements et des relances, le livre des recettes, le registre des achats, le suivi des seuils, l'export des données et la sauvegarde de l'Espace.

La numérotation repart à 1 après une remise à zéro : celle choisie à la souscription (article 5 des conditions générales de vente) et celle de la fin de la version bêta pour un compte testeur (article 5 des conditions de la bêta). L'une et l'autre n'effacent que des documents qui n'ont été envoyés à aucun client : un espace dont une pièce émise est partie chez un client n'est pas remis à zéro.

Les modules ouverts par offre sont détaillés à l'article 2 des conditions générales de vente.

Certaines fonctions sont annoncées comme à venir sur la page des offres. Une fonction ainsi annoncée n'est pas due tant qu'elle n'est pas livrée, et son absence ne constitue pas un manquement de l'Éditeur.

Exactitude et licéité. L'Utilisateur garantit l'exactitude des informations qu'il déclare, en particulier sa dénomination, son SIRET, son régime fiscal et son adresse, qui sont reproduits sur les documents qu'il émet. Il s'interdit tout usage du Service à des fins illicites, frauduleuses, ou portant atteinte aux droits de tiers.

Responsabilité comptable et fiscale. Le Service est un outil. Il calcule, met en forme, alerte et conserve, mais il ne se substitue ni à l'Utilisateur ni à son conseil. L'Utilisateur demeure seul responsable du contenu de ses documents commerciaux, de l'exactitude de ses déclarations fiscales et sociales, du respect de ses obligations comptables, du choix de son régime de TVA et du suivi de ses seuils. Les alertes et estimations fournies par le Service sont indicatives.

Conservation légale. La loi impose à l'Utilisateur de conserver ses pièces comptables pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce). Le Service l'y aide, mais l'obligation lui incombe : il lui appartient d'exporter et de conserver ses pièces par ses propres moyens, en particulier avant toute résiliation. L'archive que l'Éditeur conserve après la suppression automatique d'un Espace (article 20) ne l'en dispense pas.

Comptes de test. Les Comptes créés à des fins de démonstration ou de test sont identifiés comme tels et ne peuvent servir à émettre des documents ayant une valeur comptable ou fiscale.

Le Contenu demeure la propriété exclusive de l'Utilisateur. L'Éditeur n'acquiert sur lui aucun droit, hors la licence strictement nécessaire à l'exécution du Service : héberger, afficher, calculer, transmettre à la demande de l'Utilisateur, et sauvegarder.

L'Éditeur s'interdit d'exploiter le Contenu à toute autre fin, en particulier de le revendre, de le communiquer à des tiers hors les cas prévus au contrat, ou de l'utiliser pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

L'Éditeur peut produire des statistiques d'usage agrégées et anonymes, dont il n'est pas possible de déduire l'identité d'un Utilisateur ni d'un Client final.

Le Service expédie des messages pour le compte de l'Utilisateur : envoi de devis et de factures, relances, courriers de suivi. Deux voies sont possibles, le service d'envoi de l'Éditeur ou le compte de messagerie de l'Utilisateur s'il le configure.

Lorsque l'envoi passe par le service de l'Éditeur, le message part techniquement d'une adresse du domaine de l'Éditeur, tout en portant le nom de l'entreprise de l'Utilisateur et en dirigeant les réponses vers l'adresse que celui-ci a renseignée. Cette mécanique est nécessaire à la délivrabilité : usurper le domaine de l'Utilisateur ferait rejeter les messages.

L'Utilisateur est seul responsable du contenu des messages qu'il fait expédier et du respect des règles applicables à la prospection, notamment l'article L34-5 du code des postes et des communications électroniques. Il s'interdit tout envoi non sollicité en masse.

Lorsque l'Utilisateur demande un accusé de réception, de lecture ou d'ouverture pour un envoi, il en est responsable à l'égard de son destinataire et l'en informe s'il y a lieu ; l'Éditeur ne réalise ce suivi que pour son compte, en qualité de sous-traitant (annexe « Sous-traitance des données »).

L'Éditeur peut suspendre immédiatement la faculté d'envoi d'un Utilisateur dont l'activité dégrade la réputation d'expédition du Service, ou en cas de signalement d'abus. Cette suspension est notifiée et motivée.

Lorsque l'Utilisateur active la relève de sa boîte aux lettres, le Service se connecte à celle-ci pour en importer les messages entrants. Les identifiants correspondants sont conservés chiffrés et ne servent qu'à cette relève.

Les offres qui le prévoient donnent accès à des fonctions d'assistance automatisée : suggestions relatives à la trésorerie et aux relances, lecture automatique des factures fournisseurs. Leur activation relève de l'Utilisateur ; elles ne sont pas actives par défaut et peuvent être désactivées à tout moment.

Ces fonctions reposent sur un prestataire tiers, auquel sont transmises les seules données nécessaires au traitement demandé.

Les résultats produits sont indicatifs et peuvent comporter des erreurs. Ils ne constituent ni un conseil comptable, ni un conseil fiscal, ni un conseil juridique. L'Utilisateur les vérifie avant de s'en servir ; aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur ce seul fondement.

L'Utilisateur peut relier son Espace à des services tiers, notamment un agenda Google ou Apple, un compte de messagerie, ou un service de paiement. Ces connexions sont facultatives et s'établissent sous son contrôle, par délégation d'autorisation ou par saisie d'identifiants dédiés.

L'Utilisateur peut révoquer une connexion à tout moment, depuis ses paramètres ou depuis le service tiers. L'Éditeur n'est pas responsable de la disponibilité, des conditions ni des évolutions de ces services tiers, dont l'usage reste soumis aux conditions de leurs propres fournisseurs.

Le Service produit des factures au format Factur-X. Les offres qui le prévoient permettent leur transmission par une plateforme de dématérialisation.

La conformité d'une facture à la réglementation dépend des données saisies par l'Utilisateur : l'Éditeur en garantit le format, non le fond. La réforme de la facturation électronique étant d'application progressive, l'Éditeur s'engage à faire évoluer le Service pour en suivre le calendrier, sans pouvoir garantir les délais imposés par les tiers dont il dépend.

L'Éditeur s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service, sans garantie d'un fonctionnement ininterrompu ni exempt d'erreur. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Les interventions de maintenance programmée sont annoncées à l'avance dans le Service lorsque leur durée prévisible le justifie. Les interventions urgentes, notamment de sécurité, peuvent intervenir sans préavis.

Une évolution qui supprimerait une fonction substantielle d'une offre en cours est annoncée au moins 30 jours à l'avance ; l'Utilisateur peut alors résilier sans frais et obtenir le remboursement au prorata de la période payée d'avance.

L'Éditeur procède à une sauvegarde quotidienne des données, conservée 30 jours, doublée d'une sauvegarde de l'infrastructure par son hébergeur. Ces sauvegardes visent la reprise après incident technique.

La rotation de 30 jours vaut aussi pour les copies chiffrées que l'Éditeur conserve hors du serveur : chaque sauvegarde est effacée à son terme, seule la plus récente étant gardée tant qu'aucune autre ne l'a remplacée.

Elles ne constituent pas un service d'archivage à l'usage de l'Utilisateur : elles ne permettent pas de restaurer un document isolé supprimé par erreur au-delà des fonctions prévues dans le Service. Il appartient à l'Utilisateur d'exporter régulièrement ses données au moyen de la fonction prévue à cet effet.

En cas de manquement de l'Utilisateur à ses obligations, l'Éditeur le met en demeure d'y remédier par message électronique. À défaut de régularisation sous 15 jours, il peut suspendre l'accès puis résilier le contrat de plein droit.

Par exception, l'Éditeur peut suspendre immédiatement et sans mise en demeure préalable en cas d'atteinte à la sécurité du Service, d'activité manifestement illicite, ou d'envoi massif de messages non sollicités. La suspension est alors notifiée et motivée sans délai.

La suspension ne suspend pas l'exigibilité des sommes dues.

Le Service, son code, ses interfaces, ses marques, ses bases de données et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. L'Utilisateur reçoit un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat et pour les seuls besoins de son activité.

Il s'interdit notamment de copier, décompiler ou tenter d'accéder au code source hors les cas prévus par la loi, de contourner les restrictions d'accès aux modules non souscrits, et d'extraire une part substantielle des bases de données du Service.

L'Éditeur répond des dommages directs causés par ses manquements. Sa responsabilité, toutes causes confondues, est limitée aux sommes effectivement versées par l'Utilisateur au titre des douze mois précédant le fait générateur. Pour un Utilisateur en période d'essai, ce plafond est de cent euros.

L'Éditeur n'est pas tenu des dommages indirects, notamment la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires, le préjudice commercial ou d'image, ni des conséquences d'une sanction fiscale ou sociale encourue par l'Utilisateur.

Ces limitations ne s'appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel, ni dans les cas où la loi les écarte.

L'Utilisateur garantit l'Éditeur contre toute réclamation d'un tiers, notamment d'un Client final, ayant pour cause le Contenu qu'il a déposé ou les messages qu'il a fait expédier.

Le traitement des données personnelles est régi par la politique de confidentialité et, pour les données des Clients finaux traitées par l'Éditeur pour le compte de l'Utilisateur, par l' annexe de sous-traitance, qui fait partie intégrante du présent contrat.

Les deux rôles ne se confondent pas : l'Éditeur est responsable de traitement pour les données du Compte et de la relation contractuelle ; il est sous-traitant de l'Utilisateur pour le Contenu de l'Espace.

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée par message électronique et signalée dans le Service 30 jours avant son entrée en vigueur.

L'Utilisateur qui refuse la nouvelle version peut résilier sans frais avant cette date, avec remboursement au prorata de la période payée d'avance. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

Les corrections purement formelles et les modifications imposées par une évolution législative peuvent entrer en vigueur sans ce préavis.

Le contrat d'utilisation est conclu pour la durée d'existence du Compte.

Suppression à la demande. Le titulaire peut supprimer son Espace à tout moment depuis ses paramètres (Mon compte). Cette suppression est immédiate et définitive : le Contenu est effacé sans archive, pièces comptables comprises, et il lui appartient de les exporter auparavant (article 7).

Suppression automatique. Un Espace sans abonnement en cours — essai terminé sans souscription, abonnement résilié ou arrivé à son terme — est fermé, sauf l'exportation des données et la souscription. Le titulaire reçoit une relance 7 jours après la fin de l'essai ou de la dernière période payée, puis un dernier rappel 15 jours après cette même date, qui annonce la date de suppression ; l'Espace est supprimé 21 jours après cette fin, dans les conditions de l'article 4 des conditions générales de vente. Seule une souscription, ou une prolongation accordée par l'Éditeur, l'arrête.

Ce qui est conservé. Après une suppression automatique ou décidée par l'Éditeur, les pièces comptables — factures, avoirs et factures d'acompte émis avec leur exemplaire Factur-X, livre des recettes, registre des achats et justificatifs d'achat — sont placées dans une archive hors de l'Espace, conservée 10 ans à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel la suppression intervient, pour être remises à l'Utilisateur sur simple demande ; elles sont effacées au terme de ce délai. Les preuves de la relation contractuelle — acceptations des conditions, relances adressées avant la suppression, trace de la suppression — sont conservées 5 ans. Tout le reste du Contenu — fiches clients, messages et pièces jointes, fichiers, rendez-vous, notes, contrats — est effacé sans archive.

Le Contenu effacé disparaît des sauvegardes au terme de leur rotation, soit 30 jours au plus (article 14).

L'Éditeur conserve au-delà les seules données nécessaires au respect de ses propres obligations légales, en particulier ses factures, et les journaux dont la conservation est justifiée par la sécurité ou la preuve.

Les présentes conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente jours à compter de la réclamation écrite adressée à support@flexkonta.fr, le litige est porté devant le tribunal compétent dans le ressort du siège de l'Éditeur, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

L'essai gratuit de 15 jours et les conditions financières de l'abonnement sont détaillés dans les conditions générales de vente.